Обязанности помощника руководителя
Принимать корреспонденцию, которая поступает на рассмотрение директору по маркетингу и передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответов, проводить обработку электронной и факсовой корреспонденции через электронную систему документооборота «1С: Документооборот».
Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора по маркетингу.
Выполнять необходимые операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для обработки информации при подготовке и принятии решений.
Принимать заявления и документы на подпись директору по маркетингу.
Вести делопроизводство.
Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора по маркетингу.
Организовывать проведение телефонных переговоров директора по маркетингу, осуществлять в его отсутствие запись полученной информации и доводить до него ее содержание.
Принимать и передавать информацию по факсу, электронной почте и прочим приемно-переговорным устройствам.
Следить за своевременным рассмотрением и представлением конкретными исполнителями и структурными подразделениями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись директору по маркетингу, обеспечивать их качественное редактирование.
Принимать и передавать информацию, и своевременно доводить ее до сведения директора по маркетингу.
Выполнять работу по подготовке совещаний и заседаний, проводимых директором по маркетингу, а именно, собирать необходимые материалы, оповещать участников о времени и месте проведения заседаний посредством телефонной связи и в системе «1С: Документооборот», проводить их регистрацию и оповещать о повестке дня.
Составлять запросы, письма и прочие документы по поручению директора по маркетингу, а также подготавливать ответные письма.
Оформлять и вести протоколы совещаний и заседаний.
Осуществлять контроль исполнения приказов и распоряжений, соблюдения сроков выполнения поручений и указаний директора по маркетингу.
Обеспечивать рабочее место директора по маркетингу канцелярскими принадлежностями, всеми необходимыми средствами организационной техники, создавать условия, которые способствуют результативной работе директора по маркетингу.
Содействовать оперативности рассмотрения предложений и просьб сотрудников, организовывать прием посетителей.
Печатать служебные материалы, необходимые для работы директора по маркетингу, вводить уже имеющуюся информацию в банк данных.
Осуществлять:
– организацию и проведение маршрутизации и передачи документации, адресованной директору по маркетингу, а также другим руководителям и исполнителям посредством программы «1С: Документооборот»;
– организацию поиска и выдачи информации по документам, хранящимся в программе «1С: Документооборот».
Выполнять отдельные служебные поручения директора по маркетингу.
Подготавливать отчеты о выполненных работах, поставленных задачах.
Требования к кандидату
На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Помощник руководителя должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности Общества и ведения делопроизводства;
– структуру и руководящий состав Общества и его подразделений;
– организацию делопроизводства;
– методы оформления и обработки документов;
– машинопись;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– основы этики и эстетики;
– правила делового общения;
– основы организации труда и управления;
– правила эксплуатации вычислительной и организационной техники;
– персональный компьютер;
– систему электронного документооборота «1С: Документооборот».